Совещания и переговоры – важная составляющая любого бизнеса. От того, как пройдут мероприятия, очень многое зависит: на кону стоит репутация компании. Поэтому так важно подготовиться к переговорам и совещаниям, все предусмотреть.

Планирование мероприятия

Планирование мероприятия – первое, с чем Вы столкнетесь. Очень важно определить время проведения переговоров или совещаний, их продолжительность, место и т.д. Старайтесь, чтобы начинались переговоры спустя некоторое время после обеда – это лучшее время. Утром сотрудники еще сонные, мозг еще не так хорошо работает, сразу после обеда людям сложно сконцентрироваться, а вечером все будут уже усталыми. Поэтому самое оптимальное время – через 1-2 часа после обеда. Мероприятие не должно быть слишком долгим, все устанут. Возможно, стоит сделать небольшой перерыв во время совещания. Лучший день недели для совещания – среда или четверг.

Мероприятие лучше планировать заранее и назначать день его проведения так, чтобы можно было успеть подготовиться к назначенному числу. А во время подготовки также следует, на всякий случай, заказать обнаружение прослушки у профессионалов в зале, где будет проходить совещание.

Подготовка конференц-зала

Теперь нужно подготовить место проведения мероприятия. Заранее нужно купить подавитель телефонов и расположить его в зале, чтобы никто не мог транслировать совещание по каналам сотовой связи. Обязательно нужно провести уборку в конференц-зале. Зал нужно оснастить стульями и столами – ни один участник мероприятия не должен стоять, всем должно хватить мест. Не забудьте предоставить участникам совещания или переговоров стакан и бутылку газированной воды, возможно, кто-нибудь захочет попить. Очень важно, особенно летом, чтобы место проведения мероприятия было оснащено кондиционером или сплит системой, участники попарятся в бане, если захотят, а из конференц-зала баню устраивать не нужно. Возможно, стоит устроить подавление диктофонов и микрофонов, ведь помимо трансляции по телефону возможна несанкционированная запись происходящего на диктофон.

Непосредственное проведение мероприятия

Постарайтесь дождаться всех участников мероприятия, перед началом совещания или переговоров поздоровайтесь со всеми и представьтесь, даже если все присутствующие Вас хорошо знают – это этикет. В самом начале мероприятия ознакомьте всех участников планом его проведения, предоставьте всем необходимые во время переговоров материалы. Объявите о том, когда будет перерыв, чтобы участники могли ориентироваться. Постарайтесь излагать свои мысли четко и ясно, дайте возможность высказаться или задать вопрос присутствующим. Говорите громко и уверенно, неуверенное поведение оставит негативное впечатление о Вас. Можете разбавить речь парой смешных фраз, чтобы разрядить обстановку, но не переусердствуйте в этом вопросе. В конце мероприятия поблагодарите всех присутствующих за участие.

От прохождения переговоров зависит, будут ли с Вами сотрудничать потенциальные партнеры. А от правильного проведения совещания зависит работоспособность организации. Не поленитесь и уделите достаточно внимание проведению мероприятий.